Validación técnica por usuario en Dynamics 365 Finance & Operations
A partir del 15 de enero de 2026, entra en vigor la validación técnica por usuario. Así te afecta el nuevo calendario 90-30-15
- La gestión de licencias en Dynamics 365 Finance & Operations ha dejado de ser un tema “de backoffice” para convertirse en un asunto estratégico.
- Microsoft ha confirmado que, a partir del 15 de enero de 2026, empieza la validación técnica por usuario para las aplicaciones de Finance & Operations, en un despliegue gradual ligado al aniversario o renovación de cada contrato.
Si mañana tu solución Microsoft Dynamics 365 F&O te obligara a validar uno a uno todos los usuarios, ¿tienes claro quién está bien licenciado, quién no y qué impacto tendría que alguien se quede bloqueado en finanzas, compras o producción. Si la respuesta es “no del todo”, el nuevo calendario te afecta… aunque hoy todo “funcione”.
En este post, desde EQM hemos querido sintetizar lo más relevante en un lenguaje orientado a negocio, con foco en impacto operativo y financiero.
Además, ponemos a tu disposición el vídeo “User License Management for Finance and Operations”, dentro de la serie Dynamics 365 Bites, en el que se aterrizan las claves de este nuevo modelo de gobernanza de licencias y cómo prepararse hoy para no sufrirlo mañana.
Qué está cambiando realmente en las licencias de D365 F&O
La novedad no es tanto el modelo de licencias (tipos Full, Activity, Team Member, etc.), sino cómo se va a comprobar que cada usuario está correctamente licenciado:
- Microsoft introduce una validación técnica por usuario para las aplicaciones de Finance & Operations (Finance, Supply Chain, Commerce, Project Operations, HR…).
- Esa validación no empieza para todo el mundo el 15 de enero de 2026, sino que se activa a partir de esa fecha cuando llega tu renovación o aniversario de contrato.
- Desde ese momento entra en juego un esquema de hitos T-90 / T-30 / T+15 con notificaciones dentro de la aplicación y, finalmente, bloqueo de acceso si un usuario no tiene licencia válida asignada.
Ya no basta con que “todo funcione”; el sistema empieza a cruzar roles de seguridad, actividades y licencias asignadas y, si algo no cuadra, ese usuario puede dejar de entrar en el ERP.
Qué nos cuenta el vídeo “User License Management for Finance and Operations”
Este vídeo funciona como una “masterclass comprimida” sobre cómo profesionalizar la gestión de licencias en D365 F&O.
Haz click para ver el vídeo:
Sus grandes mensajes se pueden resumir en cinco ideas:
- Del Excel al gobierno de licencias
La licencia deja de ser un check administrativo y pasa a gestionarse como parte del gobierno de seguridad y acceso: roles, tareas, menús y licencias deben estar alineados. - Roles primero, licencias después
La recomendación es clara:- definir bien los roles de negocio,
- traducirlos a roles de seguridad en F&O,
- y sólo entonces mapear qué licencia por usuario corresponde a cada rol.
- Visibilidad y reporting
Microsoft está desplegando nuevos informes y capacidades de análisis que facilitan ver:- qué hace cada usuario,
- qué licencia consume,
- y dónde tienes riesgo de sobrelincenciar o incumplir.
- Menos improvisación, más planificación
El mensaje de fondo: si esperas al momento en que la validación técnica esté activa, llegas tarde. Lo razonable es hacer el trabajo de limpieza y alineamiento antes de que tu contrato cruce esa línea roja. - EQM como palanca
Microsoft insiste en apoyarse en un partner especializado para hacer este ejercicio sin fricciones: inventario de usuarios, revisión de roles, propuesta de optimización y acompañamiento en el cambio.
Plan 90-30-15: cómo funciona el nuevo timeline
Microsoft define un T=0: la fecha de renovación o aniversario de tu contrato después del 15 de enero de 2026. A partir de ahí, el flujo estándar es:
- T-90 (90 días antes del aniversario)
- Momento de sentarse con EQM y revisar usuarios, roles y licencias.
- Se define quién debería tener qué licencia, se identifican usuarios sobrantes, solapes y riesgos.
- T-30 (30 días antes del aniversario)
- Empiezan las notificaciones in-app a usuarios que no están correctamente licenciados.
- Es la señal de que el reloj ha pasado de amarillo a naranja: el sistema ya “sabe” quién no encaja del todo.
- T+15 (15 días después del aniversario)
- Se activa la validación técnica:
- los usuarios sin licencia asignada pierden acceso,
- en su lugar verán un mensaje pidiendo que soliciten la licencia adecuada al administrador.
- Se activa la validación técnica:
Qué riesgo asumes si llegas tarde
No se trata sólo de cumplir con Microsoft: el riesgo es operativo y económico:
- Usuarios clave (tesorería, compras, almacén, planificación…) que no pueden entrar en el sistema durante un cierre o un pico de producción.
- Decisiones de última hora que llevan a comprar licencias de más por miedo a cortar a alguien crítico, incrementando el coste recurrente sin análisis previo.
- Auditorías internas o externas en las que descubres que llevas meses trabajando con un modelo de licencias no alineado con los roles reales.
El timeline 90-30-15 reduce el margen para la improvisación. O llegas preparado a T-30 o te toca correr en T+15.
Cómo te ayuda EQM
Para que este cambio juegue a tu favor y no en tu contra, en EQM planteamos un assessment de licencias por usuario en D365 F&O con un plan 30-60-90 muy aterrizado:
Días 0-30: diagnóstico y mapa de riesgo
- Inventario de usuarios activos, roles de seguridad y actividades clave.
- Cruce con las licencias actuales asignadas en el tenant.
- Identificación de:
- usuarios sin uso real,
- roles sobredimensionados,
- áreas con riesgo alto ante la validación técnica.
- Definición de tu timeline personalizado 90-30-15 en función de la fecha contractual.
Días 31-60: diseño del modelo objetivo
- Rediseño o ajuste de roles de seguridad siguiendo principio de mínimo privilegio.
- Propuesta de modelo objetivo de licencias por usuario (Full, Activity, Team Member, etc.) optimizado en coste y cumplimiento.
- Validación con negocio: finanzas, operaciones, compras, logística, ventas… para asegurar que nadie crítico se queda fuera.
Días 61-90: ejecución y gobierno
- Ejecución controlada de cambios en el Microsoft 365 Admin Center y en F&O (roles, asignaciones, desactivación de usuarios).
- Formación exprés a administradores y key users sobre el nuevo modelo y las alertas in-app.
- Definición de un playbook de gobierno de licencias: cómo gestionar altas, bajas, cambios de rol y revisiones periódicas.
¿Quieres llegar a tu próximo T-30 con el trabajo hecho?
Si quieres que tu organización llegue al nuevo modelo de validación sin sobresaltos, en EQM podemos ayudarte con:
- Un assessment gratuito de licencias por usuario en Dynamics 365 Finance & Operations.
- Un plan 30-60-90 específico para tu empresa, alineado con tu fecha de contrato y con tu realidad operativa.
La idea es sencilla: usar el 90-30-15 a tu favor, transformar un riesgo en una palanca de orden, ahorro y control… y que cuando Microsoft active la validación técnica, en tu casa sea un “OK, adelante”, no un incendio. Podemos y queremos ayudarte.
