Office 365: Cuando el día a día se encuentra con la productividad

Office 365: Cuando el día a día se encuentra con la productividad

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Ahorra tiempo y obtén mejores resultados. Office 365 te permite crear y colaborar desde cualquier lugar y dispositivo, en tiempo real.

Como cualquier mañana, tras revisar la agenda de Outlook en mi teléfono móvil, confirmo que tengo una reunión con un cliente potencial. Han entrado algunos correos. Los leo, contesto al minuto los más importantes y me encamino a mi reunión.

La sesión, perfecta.

Me ha bastado solamente tomar unas notas en One Note sobre la marcha, para anotar los puntos más relevantes y, además, lo he compartido con mi cliente, para saber si estaba alineado con lo comentado.

Ha llegado el momento de preparar una propuesta. Aun no sé si incluiré productos y servicios. En cualquier caso, he podido abrir un documento de Word integrando las notas escritas al vuelo en OneNote y lo he compartido con mi compañero de preventa y mi jefe. Ellos podrán, en base a lo escrito ir añadiendo más aspectos. Todo esto, a la vez. Sin necesidad de esperar a que uno cierre el documento, para que el otro pueda intervenir. Así ganamos tiempo. Fantástico.

Salgo de la reunión. He de tomar el metro para ir a la siguiente reunión de seguimiento de un proyecto. Un tema completamente distinto. Ahora tengo algo de tiempo para estudiar los riesgos y márgenes. No tengo cobertura, pero no me preocupa, ya que los datos procedentes del Excel, Project y Dynamics 365 ya se han sincronizado, refrescado y publicados en el panel de Power BI.

Analizo, comparo el ejercicio y comportamiento del proyecto frente a los datos de los meses anteriores. Ya puedo tomar una decisión. Conclusión: Todo va bien. Genial.

Comparto los indicadores más relevantes con mi jefe. Aprovecho ahora que puedo, para que me apruebe la compra de un elemento necesario para el proyecto. Esto me toma 1 minuto. En un clic y a través de un flujo que fácilmente he creado en Flow de Office 365, le llegará la petición. Como está por debajo del límite de presupuesto, sé que se aprobará automáticamente. De todos modos, mi jefe quedará informado igualmente.

Salgo del Metro. La ciudad hierve de gente. Hormigueo incesante de personas y ataque a los sentidos con tanto claxon, frenadas y algún que otro grito… Con todo, puedo estar tranquilo porque lo que he avanzado mientras iba en el vagón, ya ha salido de mi dispositivo.  Ahora está en la cola de trabajo del equipo de profesionales que me rodea.

Llego a la reunión de seguimiento. Abro Power Point. Tuve tiempo de integrar algunas gráficas de Power BI. Copiar y pegar unas tablas desde Excel. Como no estoy del todo seguro del avance de algunas partes del proyecto, abro Skype for Business y consigo ver en pantalla a mi compañero de ingeniería. Mi cliente también participa. Es estupendo poder vernos las caras. La comunicación no verbal, le da un plus de confianza a mi cliente.

He vuelto a tomar unas notas de resumen de la reunión. Todo ha salido según lo esperado. Mi cliente ha quedado satisfecho y sorprendido por la exposición. Aprobará la factura correspondiente.

Llego a casa. No hace falta que pase por la oficina. La oficina, soy yo mismo. Es estupendo.

Abro nuevamente mi correo y la propuesta que había compartido esta mañana, tras la reunión con mis compañeros, está al 70%. Mañana podré comunicar con ellos a través de Teams. Cerraremos los últimos puntos y la enviaremos por correo electrónico al cliente.

Mi jefe me llama. Ha recibido el flujo de aprobación y me agradece que le haya informado, a pesar de que no era necesario, porque el importe de lo que hay que comprar, está por debajo del presupuesto.

Solo queda enviar los gastos de las visitas de hoy.

Abro Office Lens. Tomo los tiques del metro. Disparo unas fotos, la aplicación los digitaliza y ya están en OneDrive compartidos con el equipo de contabilidad. He acabado. Hoy ha sido un día intenso pero muy productivo. Mañana, a por más.

 

Este artículo describe en rasgos generales lo que podría ser el día a día de cualquier profesional. Seguramente, el escenario de ficción aquí descrito se asemeje a la actividad de personas y empresas. Microsoft ha revolucionado la productividad, adaptando las necesidades de cada persona y empresa a su quehacer diario. Por eso Office 365 es más que la suite clásica que todos ya conocemos. Tan solo hay que evaluar el plan adecuado. Un proceso que los profesionales en Microsoft Office 365 a través de EQM, pueden ayuden ayudarle sin compromiso.

Bienvenido a la nueva productividad.

Bienvenido al nuevo Office 365 de la mano de EQM.

César Hassen-Bey es Office 365 y Power BI Lead en EQM.